新《会计档案管理办法》出台


新《会计档案管理办法》出台


    《会计档案管理办法》修订背景1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》,并于1998年对该办法进行了第一次修订。原《管理办法》实施10多年以来,对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来,随着经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用,会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化,原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要。

老《会计档案管理办法》存在问题

(一)随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管,形成了大量电子会计档案,需要予以规范。

(二)随着我国会计法律法规的不断完善,以及国家档案管理规范、标准的制定或修订,原《管理办法》的有关表述已不再适用,会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善。

    新《会计档案管理办法》调整过程2012年开始,财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作;2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨,并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。2014年财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》,形成《会计档案管理办法(征求意见稿)》,于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见,形成了《会计档案管理办法(修订草案)》。2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法(修订草案)》,最终形成。

新《会计档案管理办法》出台意义

(一)有利于推动互联网创新经济的发展。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,大大推动电子凭证的在线传递和线上应用,为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。

(二)有利于促进形成绿色、低碳的发展方式。新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存,同时要求建立会计档案鉴定销毁制度,完善销毁流程,推动会计档案销毁工作有序开展。新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本,减少社会资源耗费,推动节能减排,有利于形成绿色环保的生产方式。

(三)有利于推进国家治理能力现代化。电子会计档案是电子会计资料的归属,新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围,大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用,为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

新《会计档案管理办法》调整内容

新《管理办法》共31条,与原《管理办法》相比,主要作了以下调整:(一) 完善了会计档案的定义和范围。(二) 增加并明确了电子会计档案的管理要求。(三) 完善了会计档案的销毁程序。(四) 明确了会计档案出境的管理要求。(五) 调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。新《会计档案管理办法》修订重点电子会计档案的管理要求是此次修订的重点。

新《管理办法》从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案进行相应规定。

(一)将电子会计档案纳入了会计档案的范围,规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

(二)规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

(三)要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

(四)要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

仅以电子形式归档保存的电子会计资料要求

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输。

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定经办、审核、审批等必要的审签程序。

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改。

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

(七)电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

    单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定;单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。会计档案鉴定销毁、监销要求单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。会计档案定期保管期限会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类,并将原办法中附表1、2中保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年,将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

新旧《会计档案管理办法》关于保管期限的衔接规定

(一)新《管理办法》与原《管理办法》规定的最低保管期限不一致的,按照新《管理办法》的规定执行。

(二)已到原《管理办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案,应按照新《管理办法》的规定组织销毁;已到原《管理办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案,应按照新《管理办法》确定继续保管期限(最低继续保管期限等于新《管理办法》规定的最低保管期限减去已保管期限)。

(三)已到原《管理办法》规定的最低保管期限,但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案,应按照新《管理办法》的规定进行鉴定,确定销毁或继续保管。确定销毁的,应按照新《管理办法》的规定组织销毁;确定继续保管的,应按照新《管理办法》确定继续保管期限。

(四)未到原《管理办法》规定的最低保管期限的会计档案,应按照新《管理办法》的规定重新划定保管期限。

新旧《会计档案管理办法》关于电子会计资料归档的衔接规定

(一)单位如在新《管理办法》施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理,其有关工作符合《企业会计信息化工作规范》(财会〔2013〕20号)的要求,所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新《管理办法》电子会计档案归档条件的,可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原《管理办法》的规定归档保管。

(二)各单位根据新《管理办法》仅以电子形式保存会计档案的,原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行,以保证其年度会计档案保管形式的一致性。

 
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